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PPT与Excel交互之选择性粘贴法  

2012-01-29 14:03:52|  分类: PPT专题 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  大家都知道PowerPoint是Office的一个组件,而Office提倡的是协同办公,也就是说,PowerPoint和Access,Excel,Word,Outlook等是紧密结合的,数据也是可以交互的,运用的好是可以提高工作效率的。
         PowerPoint和Office其他格式文件交换数据最好的方法是通过VBA,功能相当强大。只有想不到,没有做不到,但VBA毕竟牵涉到编程,一般用户很难马上掌握。所以今天介绍一种我们以前偷懒常用的方法,非常适合需要重复更新数据,但格式基本一致 的PPT报表制作,很简单哦。
        正如提到的一样,PPT只是一个展现数据的载体,虽然本身也有图表编辑功能,一点不逊于Excel,但遇到数据量大的工作,制作图表之类还是用Excel顺手。

 第一、在Excel中制作图表,并设定好图表的格式。建议一个工作表放一个图表的数据和图表,为了日后工作方便查找,可以将工作表的名称设定为PPT1,PPT2……制作好的文件如图所示。

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  第二、将上面Excel文件保存,并在同一目录下新建一个PPT文件,设定好模板,版式,颜色,LOGO等。将上面Excel文件的图表选中并复制。

  第三、在PPT当前页面中选菜单——编辑——选择性粘贴。 

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 第四、在弹出的对话框中“粘帖链接”,按确定。复制的图表将以Excel对象被粘帖到PPT中。

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 第五、在PPT页面中适当调整图表位置大小,注意按住Shift键缩放,否则会变形。增添其他元素保存就可以了。这个PPT中复制的图表数据是和EXCEL链接的,只要Excel的数据更新了,PPT中的数据也会自动更新。

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 第六、以后每次打开PPT文件都会有提示是否更新链接。

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 第七、也可以在打开的页面中选中图表直接按鼠标右键选取“更新链接”来更新数据。

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 这样就一劳永逸了,以后每月更新数据只要在Excel中进行就可以了,PPT会自动同步更新数据了。为了显示正常和正常更新请大家注意以下几个使用经验。
        1.Excel源文件和PPT最好放在同一目录下。
        2.Excel中的图表事先设定好格式,这样不用再PPT中再设置,图表大小最好符合PPT页面需要。
        3.每个月拷贝原来整个文件夹,在新文件夹中更新当月数据,就不会搞乱上月的数据。
 

 PPT中标题栏有时会有数据,比如“本月销售比同期增长X%多少”,这也可以在Excel的单元格中打上文字和设定公式计算单元格,然后把文字和计算单元格以上面同样的方式选择性粘贴到PPT的标题栏中,这样X%数据也会同步更新了。
        这种方式还有一个好处是,当你不小心出现弄错数据的时候,你可以跟老板说:不是我的错,是电脑链接出了问题!然后马上更新下Excel数据,接着跟老板说:你看嘛,我都没动PPT,真的是程序的问题。
        修改了以前的一个例子供下载参考。

 下载地址:

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